دوازده قانون طلایی مدیریت در پروژه

 دوازده قانون طلایی مدیریت در پروژه را می توان بشرح ذیل بیان نمود:

● قانون اول: باید به اجماعی روی اهداف و نتایج پروژه برسی!
اگر ندانید که قراراست چه چیز را به اتمام برسانید، اگر ندانید چه چیزی باید تحویل شود، بعید است که خروجی ارزشمندی ارایه دهید. پروژه ای که نتایج آن شفاف نیست، محکوم به شکست است. اولین قدم در راه موفقیت پروژه، تعریف و تعیین دقیق اهداف پروژه است؛

 اهدافی که همه ی افراد مهم درگیر در پروژه روی آن اتفاق نظر داشته باشند. این تنها کافی نیست که شما بدانید چه کاری می خواهید انجام دهید، افراد کلیدی، حامیان پروژه و اعضای پروژه نیز باید به آنچه می خواهند انجام دهند، معتقد باشند و آن را پذیرفته باشند.
● قانون دوم: باید بهترین تیم پروژه ای را که می توانی، بسازی!
گروهی از افراد ماهر، شایسته و خوب سازماندهی شده، لازمه ی موفقیت پروژه است. تشکیل تیم خوب پروژه با انتخاب افرادی توسط مدیرپروژه آغاز می شود. در انتخاب افراد، به خصوص در مورد پروژه های بدیع، باید به هوش و قدرت و سرعت یادگیری آنان بیش از تجربه بها داد. افراد باید توان کارکردن در تیم را داشته باشند و به جایگاهی مناسب در تیم دست یابند. آنان باید حین کار، تنها متوجه کار باشند، نه درگیری های شخصی. گاهی لازم است افراد برای انجام درست کارشان آموزش ببینند. افراد باید بتوانند در طول مدت زمان اجرای پروژه، با علاقه کار را دنبال کنند، از این روست که مدیرپروژه باید راهکارهای لازم برای افزایش انگیزه ی اعضای تیم پروژه اش را بداند.
● قانون سوم: برنامه ای فراگیر و مناسب رشد و ترقی تهیه و آن را به روز نگاه دار!
یک برنامه ی کامل، مرکز موفقیت پروژه است. این سند، محل ارتباط و فرماندهی کل نیروها، منابع و زمان های پروژه است. بدون برنامه نمی توان یک تیم را برای دستیابی به اهداف راهبری کرد. بی شک ساخت یک برنامه به تنهایی کافی نیست، چرا که مدیر نمی تواند آینده را پیش بینی کند، از این روست که برنامه ی پروژه، ممکن است بارها و بارها تغییر یابد. دلایل این تغییرات، کشف حقایق جدید نسبت به واقعیات پروژه، به مرور زمان و تغییر ذهن و نیازهای افراد مهم درگیر است. گاهی نیز، تغییر محدوده ی پروژه یا تغییرطرح نیز سبب نیاز به این اصلاحات می شوند.
● قانون چهارم: میزان منابع موردنیاز، انسان و تجهیرات، را محاسبه کن!
بدون نفرات، تجهیزات، ابزار و سرمایه ی کافی، هیچ راهی برای انجام تعهدات در موعد مقرر وجود ندارد. مدیر باید توانایی تامین منابع انسانی مورد نیاز پروژه ی خود را داشته باشد، درغیراینصورت باید اثرات ناشی از کمبود منابع را بررسی کرده، آنها را به اطلاع افراد کلیدی پروژه برساند. تامین منابع کافی برای یک پروژه، یکی از سخت ترین وظایف مدیران پروژه ها در ایران است.
● قانون پنجم: زمانبندی واقع بینانه ای تهیه کن!
بدون زمانبندی مناسب، قبل از آنکه کاری انجام شده باشد، به موعد تحویل می رسید! مدیر می تواند با صرف هزینه ی بیشتر منابع، انسان و ابزار، بیشتری تامین کند؛ اما زمان را نمی تواند به هیچ شکلی تهیه کند! تقریبا“ اغلب مدیران ناموفق پروژه اعتبار خود را به دلیل رعایت نکردن زمان و تحویل ندادن به موقع نتایج از دست داده اند.
● قانون ششم: سعی نکن بیش از آنچه قرار است انجام شود، انجام دهی!
البته این به معنای آن نیست که مدیر کمتر از آنچه انتظار می رود، تحویل دهد؛ بلکه باید دقیقاً چهارچوب های محدوده ی پروژه را در زمان، کیفیت و هزینه رعایت کند. مدیر در ابتدا به تعریف دقیق محدوده ی پروژه پرداخته، آن را به تایید افراد کلیدی می رساند. مثلاً ساخت یک پارکینگ پنج طبقه در میدان انقلاب تا ابتدای سال 83، یک پروژه است. اما این پارکینگ می تواند از قطعات پیش ساخته ی فلزی تهیه شود یا آنکه با ستون های محکم بتون آرمه. می تواند از یک تا ده ها خروجی داشته باشد! و... .
پیش از آغاز هرپروژه ای، اهداف و نتایج پایانی باید به تایید همگان برسد. کلیه ی افراد درگیر در پروژه باید نسبت آنچه انجام می دهند اطلاعات کافی داشته باشند تا بتوانند به درستی وظایف شان را به انجام برسانند. طراحی شیوه و روشی برای گردش مناسب اطلاعات در پروژه بین کلیه ی افراد درگیر، یکی از وظایف مهم مدیر پروژه است.
● قانون هفتم: نقش افراد را به خاطر بسپار!
برخی مدیران پروژه، در طول اجرای پروژه فراموش می کنند که اساساً پروژه برای مردم انجام می شود و نتایج آن قرار است در خدمت مردم باشد. موفقیت پروژه بستگی به نظر مردم دارد؛ برای آنکه مدیر پروژه ی موفقی باشید باید خود را مطابق نظر مردم و با اولویت های آنها هماهنگ سازید. فراموش نکنید که: مردم پروژه را مدیریت می کنند، آنها قسمت اعظم کار را انجام می دهند و مردم هستند که از نتایج پایانی خوشحال یا ناراحت می شوند.
اغلب پروژه ها برای مردم، چه آنها که مستقیماً در تیم ساخت پروژه درگیرند چه سایرین، فشارهای عصبی ایجاد می کند، چرا که گروهی از کارهای نو است که تاثیر نتایج آن بر زندگی شان هنوز مشخص نیست. بد نیست بدانید، اگر نتایج پایانی پروژه به ضرر مردم باشد، اغلب با شکست مواجه می شود!
● قانون هشتم: حمایت مداوم مدیریت سازمان و افرادکلیدی را به دست آور!
لازم است مدیر پیش از آغاز کار حمایت افراد مهم درگیر پروژه را به دست آورد. مهارت کلامی و قدرت چانه زنی بالا، اینجاست که خودنمایی می کند. این قانون شبیه قانون اول، اما فراتر از آن است؛ مدیر در اینجا نه تنها نظر مثبت ایشان را جلب می کند، که آنها را راضی می کند گاهی از نفوذ یا قدرت خود برای پیشبرد کارهای پروژه استفاده کنند.
● قانون نهم: منتظر و مترصد تغییرات باش!
این قانون درکنار قانون سوم معنا دارد. پروژه همواره در معرض تغییرات گوناگون است؛ تغییرات محیطی، تغییر نیازها، تغییر روش و انبوه تغییرات دیگری که ممکن است برای پروژه رخ دهد. مدیر نباید منتظر تغییرات بماند و پس از رخ دادن نسبت به آنها واکنش عکس العملی نشان دهد، بهتر است مدیران بیاموزند که نسبت به تغییرات پیش دستی کنند؛ مدیران موفق خود عامل ایجاد تغییرند.
تغییر یک اصل در دنیای پر شتاب امروز است. مقابله با تغییرات و اقدامات مناسب در قبال آنها هنر مدیر و برنامه ریزان پروژه را مشخص می کند. چگونگی عمل آنها در قبال تغییرات و انعطاف پذیری برنامه، پروژه را به سوی موفقیت یا شکست راهبری می کند. به یادداشته باشید که جهت دهی تغییر، مطابق امکانات تیم پروژه، می تواند نجات دهنده ی مدیر و پروژه اش باشد؛ اگر منتظر تغییر بمانید و بعد عکس العمل نشان دهید، زمان زیادی را از دست خواهید داد. چشمان خود را برای مشاهده ی تغییرات بیش از پیش باز بگذارید!
● قانون دهم: افراد را ازآنچه تاکنون انجام داده ای مطلع کن!
مدیر باید کلیه ی افراد مهم درگیر در پروژه را از پیشرفت، مشکلات و تغییرات پروژه آگاه سازد. او باید از این قانون ساده پیروی کند: آگاه سازی افراد از همه چیز! مهم ترین قانون در دنیای کار، راستگویی و صداقت است. بهتر است در مواجه با مشکلات حقیقت را با افراد کلیدی در میان گذارید و از آنان در حل مشکلات راهنمایی و حمایت بخواهید.
● قانون یازدهم: مبدع کارهای نو و روش های نو باش!
پروژه یعنی کار نو! از آنجا که تقریباً تمام پروژه ها در نتایج، تیم پروژه، اهداف، انتظارات و زمان متفاوتند، باید مترصد استفاده از روش های نو، ابزار نو، نرم افزارهای جدید و افراد و متخصصین جدید بود. روش هایی که در گذشته موجب رشد و پیشرفت شده اند ممکن است نتوانند راهگشای مشکلات حال شما باشند.
● قانون دوازدهم: رهبر پروژه باش.
راهبری پروژه، کار سختی است. رهبری افراد در میان مسیری نو و نا آشنا به سوی اهداف نو، بسیار مشکل است. رهبری هنری است که به شکل ذاتی در برخی وجود دارد، تنها مطالعه ی کتب مدیریت کافی نیست؛ مدیریت تنها خواندن گزارش های نظارتی، تایید یا رد پیشنهادات یا صدور فرمان های لازم در قبال تغییرات، نیست؛ مدیریت، فراتر از اینها، در همراه بودن با تیم پروژه و ایجاد انگیزه در آنها نهفته است. مدیر باید بتواند افراد مختلف با سلیقه و افکار مختلف را، برای دستیابی به یک هدف واحد گردهم آورد و تا پایان پروژه در کنار یکدیگر نگاه دارد. شاید تشکیل تیم آسان باشد، اما مهم نگاهداری تیم تا پایان پروژه است.
درنگاه اول عمل به این قوانین مشکل به نظر می رسد، اما موفقیت یا شکست پروژه در عمل به این موارد نهفته است. اساس دانش مدیریت پروژه بر مبنای همین دوازده قانون طلایی، پی ریزی شده است. توجه به این قوانین نشان می دهد که مدیریت پروژه، همان مدیریت است که این بار برمبنای پروژه ظهور کرده است. در نهایت کلیه ی تکنیک های مدیریت از یک سری اصول پیروی می کنند و با شناخت آنها و اضافه کردن ویژگی های خاص پروژه هاست که می توان پروژه را به خوبی مدیریت کرد. 

منبع: وبسایت عادل طالبی  

گردآوری: سامانه سبز تبلیغاتی آگهی 118